Toda e qualquer atividade realizada em grupo, para que seja feita de forma eficiente e sem contratempos, precisa seguir um fluxo de trabalho bem definido.

Vamos fazer um fluxo Fake, só para inglês ver

O fluxo de trabalho, quando feito de forma equivocada, pode acabar dificultando o dia a dia da manutenção predial. As consequências podem vir em diversas frentes: desde a falta de entendimento das tarefas que serão executadas até a drástica queda da produtividade da equipe.

Fluxo de trabalho e a relação hierárquica

Em processos em que há uma hierarquia pré-definida, a qual se tem um motivo para existir e que se auto justifica, pode acontecer dessa linha de comando não ser nítida, e/ou haja pessoas que queiram estar em posições que não lhe pertencem e agem como tal, ou também casos em que realmente a hierarquia é uma grande bagunça e ninguém sabe sua real atuação qual fluxo deve seguir e até onde vai seu limite, nesses casos as coisas simplesmente acontecem por sorte, acaso do destino ou meramente por inércia. Por isso a importância de ter um fluxo de trabalho bem definido.

Limites de atuação

Na manutenção predial, quando não se há os limites de atuação e solicitação de cada qual, bem como um fluxo definido, todos se tornam comandantes e o barco passa a ter 2, 5, 10, 1.000 marujos com voz e comando de capitão, então o caos está instaurado.

E o resultado disso é previsível, iniciam-se diversos serviços, mas nenhum é finalizado, pois para cada momento há uma ordem que cancela a outra ordem, e que cancela a outra, e a outra, e assim sucessivamente. Além das desavenças e ambientes de grandes tensões e atritos que será gerado por falta de um alinha de comando, dado que não há uma definição clara das atuações e o fluxo de trabalho, ou workflow como também é conhecido.

O que é workflow e para o que exatamente ele serve?

Traduzindo para o português, o termo workflow significa, literalmente, fluxo de trabalho. Na prática, trata-se da automação de processos, nos quais os documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras.

E qual o objetivo do fluxo de trabalho?

Ele tem como premissa definir de forma clara e imparcial como será tratado cada assunto e/ou dificuldade encontrada no dia-a-dia da manutenção predial, ele de fato “dizer” para essa situação X, faça Y.

Há um famoso provérbio português que diz: “Cachorro com dois donos morre de fome”. E isso é um fato. Às vezes por excesso de ego, ou por simplesmente falta de instrução, as pessoas interagem de forma direta com a equipe de manutenção predial passando-lhes ordens executivas, e isso não é um crime, o pleito do artigo não é crucificar quem faz isso, até mesmo porque cada empreendimento tem uma realidade, mas fica o alerta quanto ao monstro que pode estar sendo criado com esse tipo de atitude que é realizada sem seguir um fluxo de trabalho.

Modelos de fluxo de trabalho

Podem ser tanto manuais quanto automatizados ou, o que é mais comum, uma combinação de ambos. Modelos de fluxo de trabalho geralmente incluem diagramas e as regras específicas que definem o fluxo de uma atividade para a próxima e quem são os responsáveis, fornecendo uma visão gráfica do processo.

Usando símbolos e formas padronizados, o fluxo de trabalho mostra passo a passo como seu trabalho é carregado e concluído, do início ao fim. Ele também mostra quem é responsável pelo trabalho e em qual momento do processo.

Meia volta volver

Capitães alinhem os objetivos e as metas para com a equipe de manutenção predial, caso contrário o futuro da conservação está fadado a ruína. Definam seu fluxo de trabalho e sigam, caso contrário todos os ativos e áreas serão prejudicados, e nessa hora surgirá o segundo ponto problemático, as acusações e os famosos “deixa que eu deixo” e ninguém coloca água nem ração no pratinho do cachorro. E o que vai acontecer?

Definam os fluxos de trabalho para as solicitações, limites de atuação, quem são as pessoas atuantes em cada área, o modus operandi, e principalmente definam responsáveis. Será muito mais produtivo.

Para mais informações sobre manutenção predial. Entre em contato.

Referência bibliográfica

RODRIGUES, V. Como uma má definição de processos afeta o fluxo de trabalho das agências. Disponível em: <https://resultadosdigitais.com.br/agencias/definicao-de-processos/> Acesso em: 18 de julho de 2019.

OLIVEIRA, W. Entenda melhor o que é workflow: a união entre TI e processos de negócio. Disponível em: <https://www.venki.com.br/blog/o-que-e-workflow/> Acesso em: 18 de julho de 2019

LUCIDCHART. O que é um diagrama de fluxo de trabalho?. Disponível em: <https://www.lucidchart.com/pages/pt/o-que-e-um-diagrama-de-fluxo-de-trabalho>. Acesso em: 18 de julho de 2019

VENKI. Fluxo de Trabalho. Disponível em: <https://www.heflo.com/pt-br/definicoes/fluxo-de-trabalho/>. Acesso em: 18 de julho de 2019

Imagem Destacada: Person Holding Black Pen and Book Near Pink Ceramic Mug. Photo by rawpixel.com from Pexels. Disponível em:<https://www.pexels.com/photo/person-holding-black-pen-and-book-near-pink-ceramic-mug-908295/>. Acesso em: 30 de Agosto de 2019